Datenschutzhinweise für Bewerber

Muharrem Uzun, handelnd unter R&U Recruitment, Kreuzstr. 1–3, 45468 Mülheim an der Ruhr, Deutschland, ist für die von R&U durchgeführte Vermittlungsprüfung verantwortlich. Kontakt: info@ru-recruitment.de, 0208 385 44205.

Wir betreiben arbeitgeberfinanzierte Direktvermittlung. Der Arbeitsvertrag wird unmittelbar mit dem jeweiligen Arbeitgeber geschlossen. Für die in diesem Vermittlungsmodell angebotene Arbeitgebervermittlung verlangen wir von Ihnen keine Vermittlungsgebühr.

Wir verwenden die von Ihnen mitgeteilten Kontakt- und berufsbezogenen Daten, um die angefragte Vermittlung zu prüfen und vorzubereiten. Dazu zählen insbesondere Name, eine erreichbare Kontaktmöglichkeit, Berufserfahrung, Ausbildung, notwendige Qualifikationsnachweise, Sprachkenntnisse, gewünschte Tätigkeit und Region, Verfügbarkeit, Gehaltsvorstellungen und erforderliche Angaben zur Berechtigung zur konkreten Beschäftigung.

Wir erstellen ein Kandidatenprofil sowie erforderliche berufsbezogene Gesprächsnotizen und stimmen mögliche nächste Schritte mit Ihnen ab. Im Bewerbungsformular ist die Telefonnummer ein Pflichtfeld, damit wir Rückfragen zur Vermittlung telefonisch abstimmen können. Alternativ können Sie Ihre Anfrage per E-Mail stellen. Wir verlangen nicht pauschal Geburtsdatum, Familienstand, Foto, Staatsangehörigkeit oder Kopien von Ausweisdokumenten. Soweit einzelne Angaben für ein konkretes Verfahren nötig sind, erklären wir den Zweck vorher.

Für personenbezogene Daten in unserer Vermittlungstätigkeit holen wir die erforderliche Einwilligung im Einzelfall nach § 298 Abs. 1 SGB III in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a und Art. 7 DSGVO ein. Wir dokumentieren die Erklärung grundsätzlich schriftlich oder elektronisch entsprechend § 67b Abs. 2 SGB X. Das bloße Lesen dieser Hinweise ist keine Einwilligung.

Sie entscheiden freiwillig über die Teilnahme an der Vermittlungsprüfung. Ohne die hierfür erforderliche Verarbeitung können wir Ihre Vermittlung nicht durchführen. Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft an info@ru-recruitment.de widerrufen. Bis dahin rechtmäßige Verarbeitung wird durch den Widerruf nicht rückwirkend unzulässig. Für gesetzlich erforderliche Nachweise und Aufbewahrung gelten die unten beschriebenen gesonderten Regeln.

Allgemeine Anfragen, die noch keine inhaltliche Vermittlungsprüfung sind, bearbeiten wir je nach Fall zur gewünschten vorvertraglichen Kommunikation oder im berechtigten Interesse an einer sachgerechten Antwort. Gesetzliche Archiv- und Nachweispflichten erfüllen wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO. Notwendige Rechtsverteidigung wird nur in ihrem zulässigen Umfang auf Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO und die einschlägigen gesetzlichen Grenzen gestützt. Die Einwilligung wird nicht nach einem Widerruf pauschal durch ein angebliches berechtigtes Interesse an weiterer aktiver Vermittlung ersetzt.

Vor der Weitergabe teilen wir Ihnen den konkreten Arbeitgeber und die betreffende Stelle mit. Wir nennen das vorgesehene Datenpaket und lassen die Vorstellung freigeben. Die Freigabe kann zusammen mit der internen Prüfung erfolgen, wenn Arbeitgeber, Stelle, Zwecke und Unterlagen von Anfang an hinreichend konkret feststehen. Ist der Arbeitgeber noch nicht genannt, erfasst die erste interne Freigabe keine allgemeine Weitergabe an unbestimmte Unternehmen.

Übermittelt werden nur die für diese Bewerbung erforderlichen und von der Freigabe erfassten Daten. Interne Rohnotizen und nicht erforderliche persönliche Angaben werden nicht pauschal mitgesendet. Ein anderer Arbeitgeber bzw. ein anderes rechtlich selbständiges Konzernunternehmen wird gesondert mit Ihnen abgestimmt. Der jeweilige Arbeitgeber verarbeitet die erhaltenen Daten für sein Auswahlverfahren in eigener Verantwortung und muss seine eigenen Datenschutzhinweise bereitstellen.

In der Regel erhalten wir die Daten direkt von Ihnen, etwa per E-Mail, Formular oder Plattformnachricht. Wenn wir Daten aus einem beruflichen Profil, einer Stellenplattform oder einer befugten Empfehlung erhalten, informieren wir Sie beim ersten Kontakt über die konkrete Quelle und Kategorien. Ein öffentliches Profil ist keine pauschale Zustimmung zur Aufnahme in einen eigenen dauerhaften Pool.

Das Postfach betreibt IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, Deutschland, als Auftragsverarbeiter auf Grundlage der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. IONOS verarbeitet Nachrichten, Anhänge und technische Kommunikationsdaten. Die Website und ihre Formularverarbeitung werden durch Vercel Inc., 440 N Barranca Ave #4133, Covina, CA 91723, USA, bereitgestellt. Für den Pro-Dienst gilt das in die Vertragsbedingungen einbezogene Data Processing Addendum. Der Formularversand an unser IONOS-Postfach erfolgt über Resend, Plus Five Five, Inc., 2261 Market Street #5039, San Francisco, CA 94114, USA. Dabei werden Kontaktangaben, Nachrichten, Bewerbungsanhänge und technische Versanddaten verarbeitet. Das Resend-DPA ist Bestandteil seiner Standardvertragsbedingungen. Die DPA von Vercel und Resend sehen für relevante Drittlandübermittlungen EU-Standardvertragsklauseln vor. Auch bei einer Auslieferung der Website in Deutschland können Zugriffe und Verarbeitung in den USA stattfinden. Kopien der maßgeblichen Garantien sind über info@ru-recruitment.de erhältlich. Die Anbieter können vertraglich gebundene Unterauftragsverarbeiter einsetzen; deren Listen finden Sie bei Vercel unter https://vercel.com/legal/sub-processors, bei Resend unter https://resend.com/legal/subprocessors und bei IONOS im AVV unter https://www.ionos.de/terms-gtc/avv/.

Neue Vermittlungsfälle bearbeiten wir über unser bestehendes IONOS-Postfach und eine lokale Fallablage auf einem mit FileVault verschlüsselten Mac. Die lokale Fallübersicht enthält nur erforderliche Fallkennungen, Status-, Freigabe- und Fristverweise; Bewerbungsunterlagen werden nicht zusätzlich in eine Online-Tabelle eingetragen. Der Zugriff auf die lokale Ablage ist auf das für die Bearbeitung verwendete Benutzerkonto beschränkt.

Aus der bisherigen Fallverwaltung besteht eine Google-Sheets-Tabelle über ein gewöhnliches Google-Konto fort. Anbieter für Nutzer im EWR ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. In diesen Altbestand werden keine neuen personenbezogenen Bewerberdaten aufgenommen. Der Wechsel zur lokalen Bearbeitung ist keine Löschung oder Migration des Altbestands und begründet keine Freigabe zur Nutzung für einen dauerhaften Kandidatenpool. Ihre Datenschutzrechte und die gesetzlichen Aufbewahrungsgrenzen gelten auch für die dort bereits vorhandenen Angaben. Anfragen richten Sie an info@ru-recruitment.de.

Arbeitgeber erhalten Unterlagen erst nach der konkreten Freigabe. Behörden, Rechts- oder Steuerberater erhalten nur die für gesetzliche Pflichten bzw. konkrete Rechtsfragen erforderlichen Angaben. Ein Zugriff durch einen gesonderten Recruitingpartner in einem Drittland ist nicht von einer pauschalen Weitergabefreigabe erfasst. Darüber informieren wir vorab gesondert, einschließlich Empfänger, Land und Übermittlungsgrundlage.

Bitte senden Sie uns keine Gesundheitsangaben, Religionsangaben, Informationen zur Familienplanung oder andere besonders geschützte Daten, wenn sie für den konkreten Schritt nicht erforderlich und rechtlich abgeklärt sind. Die freiwillige Übersendung allein erlaubt keine beliebige Verwendung. Wir verwenden solche Angaben nicht als allgemeines Auswahlkriterium. Für einen ausnahmsweise erforderlichen Sonderfall klären wir die einschlägige Rechtsgrundlage und informieren Sie gesondert.

Ein gewöhnliches Foto wird nicht allein durch seine Übersendung zu einem biometrischen Identifikationsverfahren. Das Bewerbungsformular führt keine biometrische Identifikation durch.

Wir halten aktive Bewerbungsdaten nur für den angefragten und mit Ihnen abgestimmten Vermittlungsfall vor. Sobald die Vermittlungstätigkeit abgeschlossen ist, geben wir die von Ihnen überlassenen Unterlagen nach § 298 Abs. 2 SGB III unmittelbar zurück. Bei digitalen Unterlagen werden Rückgabe, Entfernung nicht mehr benötigter Arbeitskopien und erforderliche Archivnachweise gesondert und zweckbezogen umgesetzt.

Die übrigen Geschäftsunterlagen der Vermittlung werden nach Abschluss grundsätzlich drei Jahre entsprechend § 298 Abs. 2 SGB III aufbewahrt. Während dieser Zeit dienen sie nur der Kontrolle durch zuständige Behörden und zulässigen berechtigten Interessen des Vermittlers. Sie stehen nicht weiter zur beliebigen aktiven Bewerbersuche zur Verfügung. Nach Ende der Aufbewahrungspflicht werden personenbezogene Daten gelöscht, soweit keine andere konkrete gesetzliche Pflicht oder zulässige Ausnahme entgegensteht.

Rechnungs- und andere steuerlich erforderliche Unterlagen werden gesondert nach den einschlägigen gesetzlichen Fristen aufbewahrt; Rechnungen grundsätzlich acht Jahre nach Maßgabe von § 14b UStG. Das bedeutet nicht, dass Ihr vollständiger Lebenslauf wegen einer Rechnung acht Jahre gespeichert wird. Bei einem konkreten Rechtsstreit können notwendige Nachweise bis zu dessen Erledigung erhalten bleiben; Zugriff und Nutzung sind begrenzt.

Ein späterer Kandidatenpool entsteht nicht durch die Freigabe des konkreten Vermittlungsfalls. Eine solche weitere Nutzung wird gesondert, freiwillig und zeitlich begrenzt vereinbart und beachtet die erforderliche schriftliche Gestattung nach § 298 Abs. 2 SGB III. Ein Widerruf beendet künftige Poolnutzung; zwingende Nachweise und gesetzliche Rechte bleiben gesondert zu prüfen.

Resend nennt für E-Mail-Inhalte und Versandprotokolle in Standardtarifen 30 Tage. Die Löschung einer Arbeitskopie im Postfach beendet diese Frist nicht automatisch. Technische Sicherungskopien dürfen nicht zur erneuten Vermittlung genutzt werden.

Sie können unter den gesetzlichen Voraussetzungen Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch verlangen. Widerruf einer Einwilligung und Widerspruch gegen berechtigte Interessen können an info@ru-recruitment.de gerichtet werden. Wir informieren bei verbleibenden gesetzlichen Aufbewahrungspflichten über die betroffenen Datenkategorien und Gründe.

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für unseren Sitz kommt insbesondere die LDI Nordrhein-Westfalen, Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf, www.ldi.nrw.de, poststelle@ldi.nrw.de in Betracht. Eine Beschwerde bei einer anderen zuständigen Behörde bleibt möglich.

Das Bewerbungsformular trifft keine automatisierte Einstellungs- oder Ablehnungsentscheidung. Die Vermittlungsprüfung erfolgt persönlich; der Arbeitgeber trifft seine eigene Einstellungsentscheidung.